Arsip elektronik: tanda tangan dan stempel digital

Menurut berita yang saya dapatkan dari chip.co.id, kini kita bisa menandatangani dan menstempel dokumen secara digital, tanpa harus mencetak, memindai atau menyalin dokumen ke dalam bentuk kertas. Ini berarti kita bisa menghemat waktu, kertas dan uang. Hal ini memungkinkan karena Microsoft melalui aplikasi office-nya yang berbasis cloud yaitu Office 365, telah bekerja sama bersama dengan DocuSign.

Sumber: chip.co.id

Teknologi ini memungkinkan kita untuk bisa menghemat waktu, karena jika kita membutuhkan tanda tangan pimpinan kita tidak perlu lagi mencetak terlebih dahulu, lalu mengantarkan surat yang akan ditandatangani kepada pimpinan. Terlebih jika pimpinan berada di gedung yang berbeda, atau bahkan di kota yang berbeda. Tentu saja dengan cara ini, kita dapat dengan mudah mengirimkannya dengan menggunakan fasilitas cloud. Sehingga pada detik itu juga pimpinan bisa langsung membaca, menandatangani secara digital, dan mengirimkannya kembali kepada kita.

Teknologi ini jelas membuat kita menjadi lebih hemat kertas. Tanpa harus mencetak dan membuat duplikasi sebagai tembusan surat. Dan karena menghemat waktu serta kertas, maka manfaat lain yang bisa kita dapatkan adalah tentu saja penghematan uang.

Lalu bagaimana teknologi ini pada dunia kearsipan? Seperti yang telah dibahas sedikit di atas. Maka manfaat langsung yang bisa dirasakan oleh arsip adalah tentu saja penghematan tempat. Selain itu, jika ada pihak yang memang diijinkan untuk melihat arsip, bisa langsung meminta tanpa harus mendatangi pusat arsip. Sedangkan pusat arsip dapat langsung mengirimkan arsip digitalnya.

Namun, tentu saja teknologi ini masih memiliki kekurangan. Kekurangan yang pertama mungkin adalah perhatian dari banyak pihak, bagaimana dengan keamanannya? Bukankah rentan menyimpan arsip dalam bentuk digital? Memang itu perhatian paling utama, terutama ancaman dari manusia seperti pencurian data dan manipulasi data. Selain itu ancaman keamanan dari virus, worm, dan sebagainya yang bisa mengancam keberadaan arsip digital. Karena virus dan sebagainya bisa merusak file digital atau bahkan menghilangkannya.

Selain itu, dari sisi undang-undang. Apakah file digital juga didukung oleh undang-undang? Apakah file atau arsip digital bisa dijadikan bukti dalam persidangan? Bagaimana jika suatu saat nanti suatu institusi menghadapi suatu persidangan? Apakah arsip digital bisa dijadikan bukti atau dokumen pendukung?

Walau bagaimanapun, teknologi ini merupakan teknologi yang cukup baik dan bermanfaat. Pertanyaannya adalah bagaimana cara kita, manusia untuk memanfaatkannya?

Oleh:Haryo Nurtiar